Legalita software a softwarový audit (2)

V minulém díle tohoto seriálu jsme si řekli něco o autorském zákonu, o tom kdy dochází k jeho porušování a o trestech, které hrozí tomu, kdo autorský zákon poruší. Přiblížili jsme si také policejní zákrok při kontrole legálnosti používaného softwaru a právě na ten dnes navážeme dílem, který se bude věnovat dokladům, které potřebujeme k prokázání legálního nabytí softwaru.

Čím dokladovat legální nabytí softwaru

Nejdůležitějším dokladem o legálním nabytí softwaru je faktura nebo jiný doklad vystavený prodejcem. Tímto dokladem deklarujeme při kontrole legální nabytí softwaru. Z tohoto důvodu je nutné veškeré doklady o koupi softwaru pečlivě uschovat a mít je dostupné po celou dobu používání daného programu. Na toto je důležité myslet hlavně ve firmách, které mají povinnost uchovávat daňové doklady pouze po dobu pěti let a pak často dochází k jejich skartování. V případě, že by ke skartování těchto nabývacích dokladů došlo, budete legálnost softwaru prokazovat jen těžko a pokud nedohledá tyto doklady ani váš dodavatel, budete software nuceni koupit podruhé. Jestliže jste pořizovali k některým svým programům upgrade, pak je důležité uschovat doklady nejen od koupě tohoto upgradu, ale zároveň musíme dokladovat i legální nabytí předchozí verze, kterou v současné době již nepoužíváme, ale díky které jsme měli nárok na slevu v rámci upgrade.

Pokud se nyní zaměříme na OEM licence, které je možné (až na vyjímky), pořídit pouze společně s novým hardwarem, pak nesmíme zapomenout na to, aby byl veškerý OEM software uveden na kupním dokladu k tomuto hardwaru. V žádném případě nestačí, aby bylo na dokladu uvedeno například: "Předmětem koupě je počítač LINX společně s nainstalovaným softwarem." Vždy musíme trvat na tom, aby byl na dokladu uveden přesný název programu, jeho verze a v některých případech i jazyková mutace. Správně vypsaný doklad by měl tedy obsahovat například takovouto větu: " Uvedený hardware je dodán společně s nainstalovaným operačním systémem OEM MS Windows XP profesional CZ." OEM verze softwaru jsou vázány na hardware, se kterým byly pořízeny (často musíme na skříň počítače nalepit štítek dodávaný s OEM verzemi programů) a pokud dochází k odpisu tohoto hardware, musíme společně s ním vyřadit i OEM software, uvedený na prodejním dokladu k hardwaru. V žádném případě nemůžeme OEM verze programů vzít a nainstalovat je na jiný hardware. Pokud by probíhala kontrola legálnosti a byla by zjištěna skutečnost, že OEM verze softwaru jsou nainstalovány na jiném hardwaru, než který je uveden na nabývacím dokladu s inkriminovaným softwarem, pak by se tato kopie brala jako nelegální. Když už jsme nakousli software kupovaný společně s hardwarem, musíme si také uvědomit, že společně s hardwarem dostáváme často darem i různý software v podobě her a užitečných programů. Vždy bychom měli trvat na tom, aby byl seznam veškerého softwaru, který je s hardwarem dodán, uveden na dokladu o koupi.
Uveďme si příklad:
Koupíme si fotoaparát a společně s ním dostaneme program pro úpravu fotek, kadeřnické studio pro tvorbu účesů a další například pro tvorbu fotoalbumů. Všechno budou komerční programy, které nebudou uvedeny na dokladu o koupi fotoaparátu ani v seznamu jeho příslušenství a my si je všechny nainstalujeme. Když potom přijde kontrola, tak si s největší pravděpodobností nevzpomeneme na to, kde jsme k těmto programům přišli a pokud si přeci jen vzpomeneme, nebudeme moci legalitu nabytí nijak dokázat. V takovém případě nám pak hrozí náhrada škody za použití těchto programů.

Další věcí, o které jsem se zapomněl zmínit v minulém dílu jsou počítače čekající na vyřazení, pokud je přestaneme používat. Pokud software, který jsme na nich používali, nainstalujeme na nový počítač, musíme jej vždy z vyřazovaného počítače ihned odinstalovat. Řekněme, že si koupíme krabicovou verzi MS Office, kterou používáme na svém počítači. Za nějakou dobu se rozhodneme, že se starého počítače zbavíme a místo něj si pořídíme nový. Starý počítač hodíme bez odinstalace do kouta a náš MS Office si nainstalujeme na nový počítač. Pokud v tuto chvíli přijde kontrola, nebude jí v žádném případě zajímat, že je počítač v koutě vyřazený a jedna kopie nainstalovaného balíku MS Office bude považována za nelegální.

Softwarový audit

Z výše uvedených faktů je patrné, že pravidelná kontrola instalovaného softwaru, množství licencí a jejich správné přiřazení k nabývacím dokladům je z preventivního hlediska velmi důležitá. Pokud patříte mezi uživatele, kteří se snaží instalovat na svůj počítač pouze legálně nabytý software, pak si zkuste položit otázku, zda byste byli v případě kontroly schopni dohledat všechny doklady o koupi používaného softwaru. Pokud nemáte doklady naprosto v pořádku, zřejmě vám dá celkem dost práce, než všechny potřebné dokumenty dáte dohromady. A co teprve, pokud jste správcem IT ve větší firmě a musíte přiřadit nabývací doklady k softwaru, který je instalován na desítkách počítačů? Vždy byste měli myslet na nejhorší a považovat policejní kontrolu legálního používání softwaru za reálnou věc, která vás může kdykoliv potkat. Netřeba zdůrazňovat, že pokud budete provádět preventivní softwarový audit sami od sebe, budete na policejní kontrolu vždy připraveni a nebudete se jí muset obávat. Nehledě na to, že jste-li zmíněným správcem IT ve firmě, pak nesete plnou zodpovědnost za nainstalovaný software a v případě, kdy si na své počítače nainstalují nelegální software samotní zaměstnanci, stejně stanete před soudem s největší pravděpodobností právě vy. To už je snad dostatečný důvod, který by vás měl k softwarovýmu auditu přinutit. Co to tedy softwarový audit vlastně je? Jde o vytvoření seznamu veškerého softwaru nainstalovaného na počítačích, kterých se softwarový audit týká, dohledání všech nabývacích dokladů a případné dokoupení licencí nebo odinstalace softwaru, který byl na počítače instalován nelegálně.

Příště se sejdeme již u posledního dílu tohoto seriálu, abychom si pověděli něco o tom, jak správně provádět softwarový audit a jakým způsobem mohou správci IT přenést zodpovědnost za instalovaný software na koncové uživatele.